Habitaris

No habíamos publicado en el blog una funcionalidad que lleva ya algunas semanas en habitaris. Debido a que la administración de condominios no es una tarea sencilla, muchos optan por contratar una empresa o persona especializada para hacerlo. Muchas veces estas empresas administran no sólo uno, si no varios condominios al mismo tiempo. Es por eso que en habitaris hemos considerado agregar la opción para que desde una misma cuenta puedan administrarse varios condominios.

Es muy sencillo, una vez ingresado al sistema con tu usuario y contraseña, encontrarás en el inicio, debajo del listado de reportes, una liga para agregar un nuevo condominio.

Es aquí donde podrán registrar un nuevo condominio con el plan correspondiente a la cantidad de propiedades del mismo. Finalmente cada condominio son cuentas separas, con fechas de expiración, planes y datos diferentes; sin embargo, todos administrados desde la misma cuenta (mismo usuario y contraseña).

Una vez teniendo varios condominios, al iniciar sesión encontrarán un nuevo panel de control que nosotros llamamos "Resumen General", en donde mostramos algunos datos concentrados de todos los condominios que se administran desde dicha cuenta:

• Por cobrar: Suma de cargos pendientes y vencidos de los condominios.
• Saldo general: La suma de todos los ingresos y egresos de todos los condominios.
• Saldos vencidos: Cantidad de propiedades que presentan al menos un cargo vencido.
• Solicitudes abiertas: Número de solicitudes (quejas o sugerencias) en estatus pendiente o iniciada

Además de estos indicadores, encontrarán el listado de sus condominios con la liga para acceder y los indicadores individuales de cada uno, así como la fecha de vencimiento.

Cuando estás ya en la cuenta de un condominio, notarán que del lado superior derecho existe un menú para acceder directamente a otro de los condominios administrados, así como una liga para regresar al resumen general.

Con esta funcionalidad ahora un administrador de condominios puede llevar en un solo lugar todas sus cuentas.

Anteriormente la primer pantalla que se veía al entrar a habitaris como administrador era la de propiedades. A partir del día de hoy eso cambia, ahora la sección de inicio es más funcional y orientada a ver las acciones pendientes que tiene el administrador por abordar. La intención de este cambio es proveer de información más pronta al administrador.

La nueva pantalla se divide en 2 partes, la primera parte corresponde a 3 indicadores principales muy utilizados por los administradores:

• Saldo por cobrar - Es la suma de todos los cargos pendientes y vencidos del condominio
• Saldo general - Es el total de ingresos menos egresos del condominio
• Saldos vencidos - Total de propiedades que cuentan con al menos un saldo vencido

La segunda parte corresponde a 4 bloques de acciones o pendientes sobre las cuales tiene que tomar alguna acción el administrador, cada bloque muestra los 5 últimos elementos del tipo de acción:

• Usuarios por autorizar
• Reservaciones de áreas comunes por confirmar
• Solicitudes abiertas (todas aquellas solicitudes pendientes o iniciadas)
• Avisos de pago nuevos o por leer

Ahora los reportes que antes tenían una sección propia llamada "reportes" se encuentran en esta misma pantalla de inicio y se pueden encontrar del lado derecho en la barra de acciones.

Esperamos que esta nueva pantalla de inicio facilite las labores de administración de cualquier condominio o fraccionamiento.

Comenzamos el año con una nueva funcionalidad que algunos clientes consideran básica para su operación. Como sabemos existen diferentes maneras y políticas para administrar un condominio. ¿Cuál es la más justa?, ¿La más correcta? Todo depende de los condóminos y el administrador.

Nos hemos encontrado con una gran cantidad de condominios que han considerado que cobrar las cuotas, de mantenimiento o fondos de reserva, dependiendo de la cantidad de metros cuadrados que tiene una propiedad resulta ser lo más equitativo; y es por eso que hemos decidido incluir esta funcionalidad para arrancar el año.

Anteriormente cada cargo (ya sea desde el catálogo de cargos como recurrente o directamente en una propiedad) pedía una cantidad específica y fija, desde el día de hoy se ha agregado una opción más. Se trata de agregar un componente variable a la cantidad del cargo dependiente de la superficie en metros cuadrados de cada propiedad.

Es importante que quien utilice esta funcionalidad se cerciore de que haya ingresado el dato de superficie en cada una de las propiedades.

De cualquier modo el sistema reconocerá si existe un cargo con este componente variable y alguna propiedad sin el dato y notificará sobre ello. En caso de que se asigne un cargo con una cantidad variable y la propiedad correspondiente no tenga capturada la cantidad de m² el sistema hará los cálculos considerando una superficie de 0 m².

Un cargo ahora puede contener tanto una parte fija, una variable o ambas.

Por hoy una entrada al blog pequeña pero esperemos que útil. Queremos informarles que desde el día de hoy los administradores de los condominios tienen una nueva opción para ver los usuarios que ya se registraron pero no han activado su cuenta.

Es muy importante que los usuarios activen su cuenta para que de esta manera se asegure que los correos que se generan en habitaris estarán llegando correctamente; sin embargo, muchos usuarios olvidan hacerlo, o simplemente no encuentran el correo de activación. Para poder dar seguimiento a esto y que los administradores estén al pendiente, ya pueden ver un listado de los usuarios que estén en este caso y además pueden reenviar el correo de activación o editar los datos del usuario e incluso eliminarlo.

Un problema común, no sólo en los condominios, es identificar los pagos que se realizan por transferencia electrónica o por depósito bancario. Muchas veces un condómino realiza su pago a tiempo, pero este no llega a ser identificado por el administrador debido a falta de algún dato de referencia, lo que afecta a ambas partes.

Debido a que este problema ha sido recurrente, hemos decidido implementar una solución para que el condómino envíe un aviso de pago para que el administrador pueda identificar quién fue el que lo realizó, cómo, cuándo y a qué hora.

El condómino o residente, una vez realizado el pago, ingresa a su cuenta y encontrará una opción para enviar un aviso de pago, en donde podrá notificar la fecha, hora, cantidad y modo por el cuál lo realizó.

Por su parte, el administrador recibirá un aviso en su cuenta y se le notificará por correo electrónico. Estos avisos se acumularán como si fueran correos electrónicos de forma que el administrador puede marcarlos como leidos o no leidos y desde el mismo aviso puede ir a registrar el pago. El título de avisos de pago y contabilidad indicarán con un número entre paréntesis la cantidad de avisos de pagos nuevos.

Al hacer esto tendrá todos los datos del aviso a la mano para poder asignar el pago adecuado. Un aviso de pago se marca como leido automáticamente al ir al registro de pago desde el aviso.

Como se observa en la imagen anterior, también se incluyó una opción para que al registrar un pago se elija si usar o no los adelantos que tenga un condómino acumulados.

Agregamos una nueva función para el apartado de eventos. Ahora los administradores de condominio pueden subir o adjuntar algún documento a un evento. Este documento podrá ser descargado por parte de los condóminos invitados al evento.

Con esta nueva funcionalidad ahora se pueden adjuntar las minutas de las asambleas, algún listado de conclusiones, o simplemente alguna presentación sobre el evento.

Esperamos que sea de mucha utilidad y traiga beneficios a los condominios.

Hace unos días liberamos una nueva función solicitada por varios usuarios de Habitaris. Ya nos habían pedido en varias ocasiones que existiera una opción para que el administrador del condominio pudiera subir documentos que estuvieran disponibles para todos los condóminos. Dentro de la sección de Comunicación, verán ahora una nueva opción llamada "Documentos" en donde podrán encontrar todos los documentos publicados y una liga para descargarlos. Los documentos puede subirlos únicamente el administrador y serán visibles para todos los usuarios.

Implementamos también un sistema de etiquetas para que puedan ser categorizados los documentos y por lo tanto más fácil su identificación. Un documento puede tener varias etiquetas con el fin de que estas "categorías" sean flexibles y dinamicas. Ejemplo: Un reglamento puede tener las etiquetas "reglamentos" y "contabilidad", en donde la etiqueta reglamentos sirve para agruparlos todos en una sola categoría, pero la etiqueta administración agrupa no solo reglamentos, si no también manuales, comprobantes y otros relacionados con la contabilidad.

Para el administrador de condominios, el subir un documento involucra únicamente llenar: nombre, descripción (limitada a 180 caracteres), documento a subir y etiquetas.

Esperemos que esta función les sea de mucha utilidad y esperamos su retroalimentación.

Estamos contentos de platicarles que hemos mejorado y hecho más simple la forma para que el administrador registre un pago a un condómino. Anteriormente el registro de un pago consistía en ingresar una cantidad, registrar el pago y posteriormente elegir a qué cargos saldaba dicha cantidad; ahora simplemente se tienen que elegir los cargos a liquidar y la cantidad se va acumulando automáticamente.

La nueva forma cuenta con la opción de agregar adelantos si es que el pago (o parte de él) no va a saldar algún cargo, y su intención es ir más alineado con el flujo natural de un pago y flujo real del condominio.

En caso de que un condómino cuente con saldo a favor generado por algún adelanto ya pagado, la nueva forma automáticamente tomará ese saldo y al elegir un cargo para pagar calculará la cantidad que se debe pagar como tal y la que se toma del saldo a favor.

Además de la nueva forma de pago, incluimos las opciones de eliminar un pago o un cargo. Para poder eliminar un pago, se puede hacer desde el detalle de movimientos de una propiedad; al hacerlo el sistema actualizará automáticamente los cargos que fueron saldados con ese pago y afectará el saldo general tanto de la propiedad como del condominio. De la misma manera funciona al eliminar un cargo.

También incluimos el detalle de los cargos que salda un pago en su recibo, así como la referencia de cada pago en el detalle de movimientos. Esperamos que con esta nueva forma de pago se haga más sencilla la administración de condominios.

En base a la solicitudes de algunos condominios, hemos incluido un nuevo reporte: “Cuentas por cobrar”. El objetivo de este nuevo reporte es tener toda la lista de cargos ya vencidos de cada una de las propiedades o condóminos a la mano. El reporte incluye la dirección de la propiedad, los cargos vencidos, cantidad de cada cargo, intereses generados por cada cargo y el total de saldo vencido por cada cargo. Adicionalmente el reporte incluye 2 indicadores generales: la deuda total y el vencimiento más antiguo. El primero es la suma de todos los cargos vencidos del condominio y el segundo es la fecha de vencimiento del cargo vencido más antiguo registrado.

La diferencia principal entre este nuevo reporte y el reporte de morosidad es el desglose de los saldos. Mientras que el objetivo del reporte de morosidad es poder identificar a los morosos del condominio (y sus saldos), en cuentas por cobrar el objetivo es identificar los conceptos que presentan retrasos; es decir, morosidad se enfoca en las propiedades con saldo vencido, mientras que las cuentas por cobrar se enfoca en los conceptos vencidos.

Aprovechando estas mejoras, incluimos un indicador más en el reporte de morosidad. Hemos incluido el número de propiedades que presentan saldo vencido y el porcentaje que representan dentro del total de propiedades. Con este indicador se evita tener que estar contando cada una de las propiedades listadas en el reporte.

Después de varios meses de trabajo desarrollando habitaris, recibiendo retroalimentación de nuestros clientes beta e implementando las mejoras. Estamos orgullosos de anunciarles el lanzamiento de nuestra herramienta para organizar, facilitar y hacer más transparente la administración de edificios de condominios o fraccionamientos residenciales.

Para el lanzamiento tene mos preparadas los siguientes funcionalidades:

• Propiedades: Control de saldos por propiedad.
• Contabiidad:
  • Ingresos y Egresos: Flujos de efectivo del condominio.
  • Catálogo de Cargos: Programación de cargos recurrentes y cargos esporádicos.
• Áreas Comunes: Disponibilidad de áreas comunes y reservar espacios tanto administrador como condómino.
• Eventos: Agendar asambleas, juntas o cualquier evento y notificar a los invitados.
• Personas
  • Usuarios: Control de los condóminos, el administrador decide a quien otorga accesso.
  • Personal: Control de personal relacionado al condomino y control de asistencia.
• Comunicación:
  • Quejas y Solicitudes: Administración y seguimiento de quejas y solicitudes.
  • Avisos: Crear avisos con archivos adjuntos y notificar automáticamente a todos los condóminos.
• Reportes:
  • Ocupación: Estadísticas de ocupación de los condóminos.
  • Morosidad: Cuales son los condóminos que tienen saldos por pagar.

Todas estas herramientas las hemos creado pensando en el usuario final, es decir, nos ponemos en los zapatos de ustedes para realmente facilitarles la compleja tarea de administrar un condominio.

Seguimos trabajando constantemente en nuevas funciones y mejoras a habitaris. Dentro del sistema podrán ver una pequeña pestaña en la parte derecha de su navegador que dice "Sugerencia", esperamos recibir su retroalimentación para poder seguir mejorando un ya excelente producto.