Habitaris

Habitaris además de ser una herramienta para el administrador de un condominio, también lo es para los condóminos. Los condóminos en Habitaris pueden hacer entre otras cosas:

• Consultar su saldo (cargos, pagos y movimientos)
• Imprimir sus recibos de pago
• Enviar avisos de pago al administrador
• Reservar áreas comunes
• Enviar una queja o sugerencia
• Ver documentos y avisos del condominio
• Ver eventos a los que está invitado
• etc.

Para que los administradores puedan compartir esto con sus condóminos hemos integrado una función para invitar a los condóminos a registrarse y empezar a utilizar Habitaris. Como administrador encontrarán esta opción desde la pantalla de inicio.

Habitaris enviará un correo de invitación con acceso a la liga de registro del condominio. El condómino ahí seleccionará a qué propiedad pertenece y elegirá sus datos de acceso.

Cuando el condómino haya completado estos pasos, el administrador podrá autorizar o rechazar a dicho usuario desde la sección de usuarios dentro de personas.

Estamos muy contentos de avisarles que hemos migrado la aplicación a un nuevo servicio de hospedaje que nos permite ofrecerles mejor rendimiento.

Con el proveedor anterior de hosting tuvimos en algunas ocasiones la aplicación sin funcionar y lamentamos las molestias que les ocasionamos en su momento.

El nuevo proveedor se llama heroku y pueden encontrar más información en www.heroku.com. Heroku provee una plataforma sobre la nube que permite ir escalando la capacidad de la aplicación conforme se va necesitando; y sobre todo es mucho más fácil de manejar y permite enfocarnos en el desarrollo y lo que agrega valor a la aplicación en vez de en las partes técnicas y de configuración.

Con esta mejora en la aplicación corregimos también algunos errores que nos hicieron saber. Entre ellos:

• Los cargos recurrentes no se aplicaban en las fechas debidas
• Había un error al eliminar una propiedad
• No se permitían ingresar cantidades mayores a 1 millón

Gracias por su apoyo y esperamos que encuentren útil esta mejora.

Ya es posible programar cargos que se apliquen recurrentemente a una propiedad en particular. Anteriormente se podia hacer esto pero programando cargos que se aplicaran a todas o un grupo de propiedades, ahora es posible hacerlo individualmente.

Esta funcionalidad ayuda a aquellos administradores cuya cuota de mantenimiento o fondo de reserva no es la misma cantidad para todos los condóminos o no depende de el número de metros cuadrados de la propiedad.

Para programar estos cargos encontrarán dentro del saldo de la propiedad un enlace a los cargos recurrentes de la misma:

En esta nueva sección de la propiedad verán los cargos recurrentes aplicándose y el botón de "programar cargo".

En el caso de los cargos recurrentes individuales, de igual manera que los grupales, una vez que se programa el cargo, se estará aplicando cada que corresponda. Para que el cargo ya no se esté aplicando automáticamente es necesario eliminarlo.

No habíamos publicado en el blog una funcionalidad que lleva ya algunas semanas en habitaris. Debido a que la administración de condominios no es una tarea sencilla, muchos optan por contratar una empresa o persona especializada para hacerlo. Muchas veces estas empresas administran no sólo uno, si no varios condominios al mismo tiempo. Es por eso que en habitaris hemos considerado agregar la opción para que desde una misma cuenta puedan administrarse varios condominios.

Es muy sencillo, una vez ingresado al sistema con tu usuario y contraseña, encontrarás en el inicio, debajo del listado de reportes, una liga para agregar un nuevo condominio.

Es aquí donde podrán registrar un nuevo condominio con el plan correspondiente a la cantidad de propiedades del mismo. Finalmente cada condominio son cuentas separas, con fechas de expiración, planes y datos diferentes; sin embargo, todos administrados desde la misma cuenta (mismo usuario y contraseña).

Una vez teniendo varios condominios, al iniciar sesión encontrarán un nuevo panel de control que nosotros llamamos "Resumen General", en donde mostramos algunos datos concentrados de todos los condominios que se administran desde dicha cuenta:

• Por cobrar: Suma de cargos pendientes y vencidos de los condominios.
• Saldo general: La suma de todos los ingresos y egresos de todos los condominios.
• Saldos vencidos: Cantidad de propiedades que presentan al menos un cargo vencido.
• Solicitudes abiertas: Número de solicitudes (quejas o sugerencias) en estatus pendiente o iniciada

Además de estos indicadores, encontrarán el listado de sus condominios con la liga para acceder y los indicadores individuales de cada uno, así como la fecha de vencimiento.

Cuando estás ya en la cuenta de un condominio, notarán que del lado superior derecho existe un menú para acceder directamente a otro de los condominios administrados, así como una liga para regresar al resumen general.

Con esta funcionalidad ahora un administrador de condominios puede llevar en un solo lugar todas sus cuentas.

Anteriormente la primer pantalla que se veía al entrar a habitaris como administrador era la de propiedades. A partir del día de hoy eso cambia, ahora la sección de inicio es más funcional y orientada a ver las acciones pendientes que tiene el administrador por abordar. La intención de este cambio es proveer de información más pronta al administrador.

La nueva pantalla se divide en 2 partes, la primera parte corresponde a 3 indicadores principales muy utilizados por los administradores:

• Saldo por cobrar - Es la suma de todos los cargos pendientes y vencidos del condominio
• Saldo general - Es el total de ingresos menos egresos del condominio
• Saldos vencidos - Total de propiedades que cuentan con al menos un saldo vencido

La segunda parte corresponde a 4 bloques de acciones o pendientes sobre las cuales tiene que tomar alguna acción el administrador, cada bloque muestra los 5 últimos elementos del tipo de acción:

• Usuarios por autorizar
• Reservaciones de áreas comunes por confirmar
• Solicitudes abiertas (todas aquellas solicitudes pendientes o iniciadas)
• Avisos de pago nuevos o por leer

Ahora los reportes que antes tenían una sección propia llamada "reportes" se encuentran en esta misma pantalla de inicio y se pueden encontrar del lado derecho en la barra de acciones.

Esperamos que esta nueva pantalla de inicio facilite las labores de administración de cualquier condominio o fraccionamiento.

Comenzamos el año con una nueva funcionalidad que algunos clientes consideran básica para su operación. Como sabemos existen diferentes maneras y políticas para administrar un condominio. ¿Cuál es la más justa?, ¿La más correcta? Todo depende de los condóminos y el administrador.

Nos hemos encontrado con una gran cantidad de condominios que han considerado que cobrar las cuotas, de mantenimiento o fondos de reserva, dependiendo de la cantidad de metros cuadrados que tiene una propiedad resulta ser lo más equitativo; y es por eso que hemos decidido incluir esta funcionalidad para arrancar el año.

Anteriormente cada cargo (ya sea desde el catálogo de cargos como recurrente o directamente en una propiedad) pedía una cantidad específica y fija, desde el día de hoy se ha agregado una opción más. Se trata de agregar un componente variable a la cantidad del cargo dependiente de la superficie en metros cuadrados de cada propiedad.

Es importante que quien utilice esta funcionalidad se cerciore de que haya ingresado el dato de superficie en cada una de las propiedades.

De cualquier modo el sistema reconocerá si existe un cargo con este componente variable y alguna propiedad sin el dato y notificará sobre ello. En caso de que se asigne un cargo con una cantidad variable y la propiedad correspondiente no tenga capturada la cantidad de m² el sistema hará los cálculos considerando una superficie de 0 m².

Un cargo ahora puede contener tanto una parte fija, una variable o ambas.

Por hoy una entrada al blog pequeña pero esperemos que útil. Queremos informarles que desde el día de hoy los administradores de los condominios tienen una nueva opción para ver los usuarios que ya se registraron pero no han activado su cuenta.

Es muy importante que los usuarios activen su cuenta para que de esta manera se asegure que los correos que se generan en habitaris estarán llegando correctamente; sin embargo, muchos usuarios olvidan hacerlo, o simplemente no encuentran el correo de activación. Para poder dar seguimiento a esto y que los administradores estén al pendiente, ya pueden ver un listado de los usuarios que estén en este caso y además pueden reenviar el correo de activación o editar los datos del usuario e incluso eliminarlo.

Un problema común, no sólo en los condominios, es identificar los pagos que se realizan por transferencia electrónica o por depósito bancario. Muchas veces un condómino realiza su pago a tiempo, pero este no llega a ser identificado por el administrador debido a falta de algún dato de referencia, lo que afecta a ambas partes.

Debido a que este problema ha sido recurrente, hemos decidido implementar una solución para que el condómino envíe un aviso de pago para que el administrador pueda identificar quién fue el que lo realizó, cómo, cuándo y a qué hora.

El condómino o residente, una vez realizado el pago, ingresa a su cuenta y encontrará una opción para enviar un aviso de pago, en donde podrá notificar la fecha, hora, cantidad y modo por el cuál lo realizó.

Por su parte, el administrador recibirá un aviso en su cuenta y se le notificará por correo electrónico. Estos avisos se acumularán como si fueran correos electrónicos de forma que el administrador puede marcarlos como leidos o no leidos y desde el mismo aviso puede ir a registrar el pago. El título de avisos de pago y contabilidad indicarán con un número entre paréntesis la cantidad de avisos de pagos nuevos.

Al hacer esto tendrá todos los datos del aviso a la mano para poder asignar el pago adecuado. Un aviso de pago se marca como leido automáticamente al ir al registro de pago desde el aviso.

Como se observa en la imagen anterior, también se incluyó una opción para que al registrar un pago se elija si usar o no los adelantos que tenga un condómino acumulados.

Agregamos una nueva función para el apartado de eventos. Ahora los administradores de condominio pueden subir o adjuntar algún documento a un evento. Este documento podrá ser descargado por parte de los condóminos invitados al evento.

Con esta nueva funcionalidad ahora se pueden adjuntar las minutas de las asambleas, algún listado de conclusiones, o simplemente alguna presentación sobre el evento.

Esperamos que sea de mucha utilidad y traiga beneficios a los condominios.

Hace unos días liberamos una nueva función solicitada por varios usuarios de Habitaris. Ya nos habían pedido en varias ocasiones que existiera una opción para que el administrador del condominio pudiera subir documentos que estuvieran disponibles para todos los condóminos. Dentro de la sección de Comunicación, verán ahora una nueva opción llamada "Documentos" en donde podrán encontrar todos los documentos publicados y una liga para descargarlos. Los documentos puede subirlos únicamente el administrador y serán visibles para todos los usuarios.

Implementamos también un sistema de etiquetas para que puedan ser categorizados los documentos y por lo tanto más fácil su identificación. Un documento puede tener varias etiquetas con el fin de que estas "categorías" sean flexibles y dinamicas. Ejemplo: Un reglamento puede tener las etiquetas "reglamentos" y "contabilidad", en donde la etiqueta reglamentos sirve para agruparlos todos en una sola categoría, pero la etiqueta administración agrupa no solo reglamentos, si no también manuales, comprobantes y otros relacionados con la contabilidad.

Para el administrador de condominios, el subir un documento involucra únicamente llenar: nombre, descripción (limitada a 180 caracteres), documento a subir y etiquetas.

Esperemos que esta función les sea de mucha utilidad y esperamos su retroalimentación.